content2project.E-BILLING ermöglicht das Signieren von Rechnungen und anderen Dokumenten mit einer digitalen Signatur.

Moderne und kostengünstigen IT-Anwendungen ermöglichen es heute vergleichsweise einfach, digitale Dokumente zu (ver-)fälschen. Hiermit lassen sich nicht nur die Nutzdaten wie z.B. die Höhe eines Rechnungsbetrages sondern auch das Design einer Rechnung verändern.

Dazu ist der Prozess der Rechnungserstellung mit hohen Kosten verbunden, da diese von Mitarbeitern erstellt, gedruckt, kuvertiert und verschickt werden. Neben den Kosten für Porto und Material entstehen also auch hohe Administrationskosten.

Diese beiden Nachteile der klassischen Rechnungsstellung werden durch die Möglichkeit der digitalen Signatur von Rechnungen verbessert. Die digitale Signatur stellt sicher, dass die in dem Dokument befindlichen Daten korrekt sind und dass diese auf dem Wege zum Empfänger nicht verändert wurden. Weiterhin enthält die digitale Signatur Informationen über den Rechnungsabsender, so dass die Daten aus dem Dokument und mit denen der Signatur vergleichbar gemacht werden. In unserer Lösung wird die digitale Signatur dabei in das jeweilige Dokument integriert. Dies ist notwendig, da in der Regel digitale signierte Dokumente nicht ausgedruckt werden dürfen. Das Drucken von Rechnungen ist insbesondere für klein und mittelständische Unternehmen, die noch keine digitale und gesetzeskonforme Archivierung Ihrer Dokumente vornehmen, oder Ihre Rechnung per Fax versenden, erforderlich. Daher verbindet unsere Lösung die Vorteile aus der Papier- und elektronischen Form. Zusätzlich zur digitalen Signatur wird das Dokument mit einem zweidimensionalen Barcode versehen. Dieser Barcode ermöglicht es, dass Dokumente auch weiterhin ausgedruckt und per Fax übermittelt werden können. Wird ein Dokument in elektronische Form - z.B. durch eine E-Mail oder als Download – übermittelt, so kann es der Empfänger zur Archivierung einfach ausdrucken. Die elektronische Form einschließlich der Signatur kann jederzeit durch Einscannen des Ausdrucks wiederhergestellt werden. Somit können auch Unternehmen ohne elektronisches Archiv die Vorteile der Sicherheit vor Fälschungen nutzen und die Kostenvorteile für sich realisieren.